Todos los trabajadores del Servicio Geológico Colombiano estamos comprometidos a reducir progresivamente nuestro consumo de papel, con el fin de alinear el Sistema de Gestión Institucional con la política gubernamental de promover el buen gobierno y la eficiencia administrativa, y contribuir así aI desarrollo sostenible del país. Para ello se ha definido lo siguiente:
1. Establecer las políticas institucionales que se enumeran a continuación:
• Identificar en cada oficina los documentos que se requieren en medio físico.
• Fotocopiar e imprimir en doble cara los documentos que se necesiten.
• Utilizar Ias funciones que permiten reducir los documentos a diferentes tamaños, para que quepan dos o más páginas por cada cara de la hoja.
• Trabajar en fuente Arial, tamaño 11 puntos, toda la documentación institucional.
• Conocer el correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel causado por errores en su empleo.
• Revisar y ajustar los formatos existentes para optimizar los espacios disponibles y, a mediano plazo, sustituirlos por registros electrónicos.
• Verificar la configuración adecuada de las páginas antes de imprimir un documento para evitar errores que generan mayor consumo de papel.
• Usar el computador para revisar en pantalla documentos en borrador, incluidos aquellos que deban entregarse a otra área para su corrección antes de expedir el documento definitivo.
• Utilizar los correctores ortográficos y gramaticales antes de dar Ia orden de impresión.
• Emplear medios alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo, tales como el correo electrónico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas.
• Trasladar oficios o memorandos a otras dependencias de la entidad a través de Orfeo, sin generar un nuevo documento en medio físico.
• Recordar que el correo electrónico institucional se considera un medio oficial de comunicación y que las solicitudes de información que se hagan internamente son de obligatorio cumplimiento, por lo que no se requieren memorandos.
• Dar respuesta a los correos electrónicos utilizando este mismo medio, sin generar oficios y memorandos.
• Tener presente que ninguna dependencia debe pedir memorandos de radicación para documentos, como solicitud de CDP y justificación para celebrar contratos.
• Recordar que los funcionarios de todas las áreas deben consultar en forma digital los documentos y contenidos publicados en ISOLUCION. Únicamente se expedirán copias no controladas cuando Ias solicite de manera expresa un ente externo, Ias cuales se entregarán en un CD o por correo electrónico en formato PDF.
• Entregar en un CD o cualquier otro medio magnético la documentación requerida para realizar auditorías internas y externas de cualquier tipo.
• Recordar que los servidores públicos deben revisar diariamente su correo electrónico, Orfeo, ISOLUCION y la intranet, para que estén enterados de las disposiciones internas y tareas asignadas.
2. Aplicar de inmediato los módulos existentes en las herramientas Web Safi, Orfeo, ISOLUCION, así como otros sistemas de información institucionales, para sustituir el uso del papel.
3. Concientizarse de que llegar a la meta de reducción determinada depende de todos.
4. Tener presente que el Grupo de Servicios Administrativos hará el seguimiento de esta meta y lo reportará trimestralmente.
5. Recordar que el Grupo de Participación Ciudadana y Comunicaciones será responsable de llevar a cabo actividades de sensibilización y formación que contribuyan a hacer realidad este propósito.
6. Fortalecer los sistemas de recolección selectiva, reutilización y reciclaje de los residuos de papel.
El resultado depende del reto y compromiso para implementar estrategias y mecanismos que lleven a un óptimo uso del papel.
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