La normatividad establece el procedimiento para realizar la declaración de la producción minera y la liquidación, recaudo y transferencia de regalías; así como las obligaciones de los explotadores y la facultad de la alcaldía para adoptar las medidas necesarias para garantizar el recaudo.

El valor de la regalía a pagar es función de la cantidad de mineral explotado, el precio base de liquidación fijado por el Ministerio de Minas y Energía (Función delegada a la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME) y el porcentaje de regalía determinado en la ley.

Generalmente, la declaración, autoliquidación y pago de regalías debe hacerse por parte de los explotadores mineros en los períodos bien sea mensual o trimestral dependiendo del tipo de mineral explotado, para lo cual se ha diseñado un formulario único, denominado "FORMULARIO PARA DECLARACIÓN DE PRODUCCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE REGALÍAS, COMPENSACIONES Y DEMÁS CONTRAPRESTACIONES POR EXPLOTACIÓN DE MINERALES" . Este formulario ha sido elaborado con base en lo estipulado en los Decretos 145 de 1995 y 600 de 1996.

El proceso de liquidación, recaudo, distribución y giro de las regalías y demás contraprestaciones económicas está centralizado en el Grupo de Recaudo y Distribución de la Subdirección de Fiscalización y Ordenamiento Minero. Sin embargo, en consideración a que las explotaciones se realizan en todo el país y difícilmente los personas que tienen la obligación de declarar pueden trasladarse a Bogotá para presentar los correspondientes formularios, las declaraciones se presentan en los lugares más cercanos a la explotación en donde se encuentran las Regionales del Instituto:

Es importante anotar que en lo referente a Materiales de Construcción, el Decreto 145 de 1995, designó a las Alcaldías Municipales en las cuales se realiza la explotación, para efectuar el recaudo de las regalías a que están obligados a pagar los explotadores de materiales de construcción, gravas, arenas, agregados pétreos, recebo, arcillas, calizas, arena silícea, feldespato, grafito, asbesto, barita, talco, asfaltita, fluorita, mica, diatomita, calcita, dolomita, mármol, rocas ornamentales y minerales de aluminio, manganeso y magnesio. Adicionalmente mediante el artículo 2° de la resolución 8-0053 de enero 25 de 1996, se designó a las Alcaldías Municipales en cuya jurisdicción se adelante la explotación, para efectuar la distribución y transferencia de las regalías de la explotación de caliza y puzolanas recaudadas por la industria cementera

Básicamente se revisa y analiza la información de la siguiente manera:

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Recepción del "FORMULARIO DE DECLARACIÓN DE PRODUCCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE REGALÍAS, COMPENSACIONES Y DEMÁS CONTRAPRESTACIONES POR EXPLOTACIÓN DE MINERALES" y "COPIA DEL PAGO EFECTUADO POR CONCEPTO DE REGALÍAS"
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Revisión de la información contenida en la documentación presentada.

Sobre el formulario :

• Tipo de Mineral

• Se debe indicar el tipo de mineral. En el caso de los metales preciosos se debe indicar la presentación del mineral : metal, amalgama, concentrado, cianurado, etc.

• Utilizar un formulario por cada mineral declarado

• Período declarado (mes - trimestre - año)

• Número del título minero

• Nombre, domicilio y dirección del declarante

• Cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria (NIT)

• Nombre y lugar de ubicación de la mina o unidad de producción (Departamento, Municipio, Vereda)

• Cantidad del mineral producido en el período a que se refiere la declaración.

• Destino del mineral producido en el mencionado período; nombre y domicilio de las personas a las cuales se les suministró el mineral, indicando la cantidad del mismo.

• Contraprestación o Concepto:

V = C x P x R